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 Como a auditoria pode ajudar seu setor com a rotina de final de ano?

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 Como a auditoria pode ajudar seu setor com a rotina de final de ano?

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Autor: Tangerino

A rotina de fim de ano engloba uma série de responsabilidades que uma empresa tem, do pagamento do décimo terceiro salário à emissão do Informe de Rendimentos para cada colaborador.

O setor contábil tem participação nesses processos. E, para complementar, é preciso conferir se a contabilidade foi feita de forma correta ao longo do ano. Essa parte é importante porque, além de evitar problemas, pode embasar a definição de estratégias e metas para o ano seguinte.

Uma das formas de otimizar esse processo, sobretudo no sentido de ganho de qualidade e segurança quanto aos procedimentos contábeis da empresa, é conduzindo uma auditoria. Continue a leitura para entender mais sobre o assunto!

O que é auditoria?

Antes de qualquer coisa, convém explicar que auditoria é um processo de conferência dos documentos, registros e operações contábeis de uma organização.

A proposta passa por verificar os controles internos para conferir se atendem aos padrões mercadológicos, se respeitam as regras da empresa e a legislação.

Assim, é um processo que ajuda a entender se a organização obedece às normas contábeis e garante mais transparência e confiabilidade aos procedimentos seguidos.

É comum pensar que a auditoria só é feita quando a empresa suspeita que algum problema está ocorrendo, como um desvio de verbas. Mas, não é verdade. A auditoria pode ser feita em qualquer contexto, simplesmente para certificar a correção e validar os processos internos.

Com isso, é importante saber duas coisas: há casos em que a auditoria é obrigatória e outros em que é uma escolha estratégica.

De acordo com a Lei n° 11.638, de 2007, todas as empresas de grande porte têm a obrigatoriedade de conduzir auditorias independentes, por um auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários.

O mesmo se aplica a instituições financeiras e empresas de capital aberto. As demais podem optar ou não por fazer e decidir como o processo será conduzido. Falaremos mais sobre isso adiante.

Por que é importante fazer uma auditoria?

Optar por fazer uma auditoria não é sinônimo de falta de confiança no trabalho da contabilidade ou de qualquer outro setor da empresa. Na verdade, indica o interesse em verificar a integridade das operações e torná-las mais eficientes.

Além disso, existem outras boas razões para conduzir uma auditoria. Veja só:

Evita inconsistências

A auditoria contábil consiste na análise de documentos diversos para verificar se as demonstrações contábeis são compatíveis com a realidade financeira, econômica e patrimonial da empresa.

Ou seja, é um processo em que o auditor, usando procedimentos específicos, identifica eventuais inconsistências que, em algum momento, poderiam gerar problemas para a organização.

É algo que se aplica a cada rotina do setor auditado. Por exemplo, a auditoria permite identificar se todas as informações necessárias estão corretas e vão permitir que o DP e a contabilidade saibam como calcular o décimo terceiro de cada colaborador.

Assim, é algo que permite que falhas sejam corrigidas antes que gerem consequências graves, e aumenta a segurança contábil da empresa.

Otimiza processos

Ainda, é comum que profissionais e empresas tenham resistência a mudar processos que já são realizados de determinada maneira há mais tempo. Entretanto, isso pode gerar defasagens e problemas.

Em outras palavras, o setor pode ficar ultrapassado ― desperdiçando tempo e recursos ―, além de correr o risco de cometer erros causados por uma rotina mais burocrática.

A auditoria permite que falhas processuais e estratégias inadequadas sejam identificadas. Isso dá à contabilidade a possibilidade de entender como aumentar sua eficiência no dia a dia, otimizando seus processos e o uso de recursos.

Dificulta os desvios

Também vale dizer que a auditoria serve como um dificultador para que desvios de recursos ativos e passivos aconteçam, e não é difícil entender o porquê.

Todas as pessoas envolvidas nos processos da organização saberão que um calendário de auditorias é seguido e que essa verificação é feita por especialistas capacitados a detectar qualquer anomalia. Algo que coíbe práticas antiéticas e fraudulentas.

Garante adequação às normas

Por falar em fraudes, pode ser que a empresa não tenha a menor intenção de cometê-las, mas esteja ignorando alguma regra importante. Uma auditoria ajuda a verificar se a contabilidade está seguindo as normas e a legislação de forma adequada.

Isso possibilita que qualquer falha seja identificada e corrigida. Algo que vale, inclusive, para medidas que, porventura, o setor esteja fazendo sem necessidade. Em casos assim, existe a possibilidade de reaver o valor extra pago em tributos, por exemplo.

Confere credibilidade

Por fim, a condução de uma auditoria é uma declaração de idoneidade. Empresas que optam por essa verificação não têm ou não querem ter nada a esconder.

Com registros e movimentações sendo avaliados, o que se busca é transparência; um elemento poderoso para estabelecer uma relação de confiança e credibilidade com qualquer agente: colaboradores, sócios, investidores e mercado.

Quais os principais modelos de auditoria?

Como mencionamos, organizações que têm obrigação legal de conduzir essas verificações precisam contratar uma auditoria independente, enquanto as demais podem escolher como fazê-las. Isso nos leva aos modelos de auditoria.

Auditoria interna

Como o termo sugere, a auditoria interna é executada por um profissional que pertence aos quadros da empresa. Para que isso seja possível e gere bons resultados, pode ser necessário investir em capacitação.

Isso porque quem quer que seja escolhido deve conhecer técnicas e procedimentos eficazes para fazer a conferência de documentações e procedimentos de forma minuciosa e correta.

A saber, no caso de uma auditoria contábil ou fiscal, especificamente, é preciso contar com um contador devidamente habilitado, conforme indica o Conselho Federal de Contabilidade (CFC).

Auditoria externa

Por sua vez, a auditoria externa é conduzida por uma pessoa ou consultoria de fora da organização e, portanto, completamente independente.

Empresas que não têm obrigação legal de fazer a verificação também podem contratar profissionais de fora para a tarefa. Essa escolha depende, sobretudo, do tipo e dos objetivos da auditoria em questão.

Por exemplo, se a ideia é ter um relatório que assegure a correção e segurança dos processos para investidores, faz total sentido contratar uma auditoria externa. Isso dá mais credibilidade ao documento gerado.

Quais os tipos de auditoria?

Além dos modelos mencionados, existem diversos tipos de auditoria. Quanto a isso, entenda que a verificação pode contemplar a empresa como um todo ou ter objetivos mais específicos, o que leva a diferentes possibilidades.

Auditoria financeira

A auditoria financeira é feita a partir de uma verificação detalhada do patrimônio da organização e de sua administração, com a comparação entre extratos bancários e fluxo de caixa.

É esse processo que pode identificar eventuais fraudes.

A auditoria financeira também confere se as normas internas estão sendo seguidas e se os recursos da empresa estão sendo aplicados de forma eficiente. Algo que também ajuda a reduzir os riscos de improbidade corporativa.

Auditoria contábil

Por sua vez, a auditoria contábil confere se as demonstrações feitas pelo setor são compatíveis com a realidade da empresa a níveis financeiros, econômicos e patrimoniais.

Aqui também entra a conferência de procedimentos como a contabilidade da folha de pagamentos que, quando feita digitalmente, conta com dados enviados ao eSocial, englobando salário, vale-transporte, horas extras, INSS, FGTS e IRRF.

Auditoria fiscal e tributária

Outra possibilidade é a auditoria fiscal e tributária que visa checar o pagamento de impostos e, assim, evitar infrações tributárias ou crimes legais. É, em especial, a partir desse processo, que se pode recuperar o valor de tributos não devidos.

O processo verifica quais impostos foram pagos, se os prazos foram cumpridos e se falhas ocorreram nesse processo, de forma a orientar correções.

Auditoria de qualidade

Por sua vez, a auditoria de qualidade tem por objetivo fazer uma análise estruturada e documentada de sistemas, processos e produtos para oportunizar a correção de eventuais falhas.

Uma série de requisitos é verificada para identificar se os parâmetros de gestão e qualidade estão sendo capazes de levar aos resultados esperados ou se ajustes são necessários.

Para tanto, dados realistas são coletados para avaliar conformidades e não conformidades, o cumprimento de requisitos legais, a eficácia do atendimento ao cliente e mais.

A partir disso, torna-se possível padronizar práticas, aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a satisfação de clientes internos e externos.

É interessante saber que empresas que passam por essa auditoria recebem certificação ISO 9000, que é considerada uma vantagem competitiva no mercado.

Auditoria de compliance

O compliance diz respeito a estar em conformidade com regras e padrões estabelecidos por Normas Regulamentadoras, textos legais, política interna e outros instrumentos.

Sabendo disso, a auditoria de compliance é feita para que procedimentos, ações e treinamentos sejam estabelecidos a fim de fazer com que todos entendam como devem executar suas tarefas.

Isso favorece o respeito a normas e procedimentos próprios de cada tarefa ou atividade e ajuda que gestores atuem em todos os níveis hierárquicos para garantir a conformidade dos processos conduzidos pelos colaboradores.

Entre as consequências, estão a redução do risco de falhas graves, fraudes e outros riscos, o aumento da eficiência dos processos e a preservação da imagem institucional.

Importante ressaltar que, para realizar esse controle e ser capaz de avaliar os seus colaboradores, uma empresa deve ter um código de conduta disponível a todos e cujas normas internas estejam claras.

Por que fazer uma auditoria para se preparar para o final de ano?

O fim de ano é uma época de muitas responsabilidades e a melhor forma de reduzir a burocracia e aumentar a eficiência é otimizando os processos de antemão.

Existem uma série de obrigações típicas do período. Por exemplo, o pagamento do décimo terceiro, do Programa de Participação nos Lucros e Resultados (PLR) e a entrega do Informe de Rendimentos.

Em alguns casos, também é preciso considerar o pagamento das férias coletivas; situação comum em empresas que tem baixa nas atividades entre dezembro e janeiro.

A questão é que, quanto mais processos a serem cumpridos, mais complexa se torna a rotina da contabilidade e maiores são as chances de erro e ineficiência.

A auditoria ajuda a evitar isso porque permite que correções e ajustes sejam feitos previamente, tornando os processos mais simples e corretos. Algo que favorece o trabalho do setor e evita que imprevistos gerem problemas para a organização e seus colaboradores.

Além do mais, a auditoria de fim de ano prepara o setor e empresa para conduzir melhor todos os demais processos que fazem parte da sua rotina ao longo do ano seguinte.

O que se atentar para fazer uma boa auditoria?

Desde o início, deve-se ter claro o compromisso com uma auditoria bem feita. Do contrário, o processo resultará mais em perda de tempo e recursos do que em resultados capazes de otimizar processos e levar a outros benefícios.

Auditoria interna

Para fazer uma boa auditoria interna, ou seja, contando com um profissional ou equipe formada por profissionais da própria empresa, é preciso:

  • Planejar a auditoria definindo processos e prioridades;
  • Selecionar um ou mais profissionais para a tarefa;
  • Definir os critérios da auditoria.

Entenda que não há como conduzir esse tipo de verificação da noite para o dia. É preciso planejar detalhadamente para evitar que a falta de um norte e de organização produza efeitos diferentes do desejado.

Para uma auditoria contábil, por exemplo, é preciso que todos os documentos que serão revisados sejam colocados à disposição de quem for fazer a auditoria.

Além disso, é preciso definir as etapas do processo e uma data para que a verificação aconteça (ou tenha início), quais as demandas desse processo e quais ferramentas serão usadas para que a auditoria seja realizada.

Ainda, é preciso definir quem da empresa ficará responsável pela auditoria e, se preciso for, capacitar essas pessoas para o serviço, definindo ainda quem fará o quê.

O ideal é contar com pessoas que sejam isentas ― o que implica em contar com profissionais que não atuam na área auditada ―, mas que ainda conheçam bem os processos da organização.

Uma dica adicional é avaliar os perfis dos colaboradores e definir quem tem potencial para liderar a equipe, gerenciar bem a auditoria e apresentar relatórios que embasem as medidas a serem tomadas pelo setor auditado.

É importante se lembrar de definir quais critérios devem ser considerados para a auditoria. Por exemplo, ao auditar a contabilidade da folha de pagamentos, o que se deve observar: o recolhimento correto dos encargos trabalhistas? As fórmulas usadas para cada cálculo?

Como dica, algumas ações que devem ser consideradas em uma auditoria interna, são:

  • mapeamento de processos;
  • identificação de gargalos~ou falhas nos processos;
  • adequação com normas e leis;
  • correção de problemas e sugestões de mudanças/melhorias.

Tudo deve estar claro, inclusive o objetivo buscado. Dessa forma, a condução da auditoria tem melhores chances de levar ao resultado esperado.

Auditoria externa

Por sua vez, caso a organização opte ou seja legalmente obrigada a escolher uma auditoria externa, é importante:

  • Pesquisar e escolher uma auditoria com boa credibilidade;
  • Organizar a documentação com antecedência;
  • Mostrar segurança e acompanhar o processo de perto.

É fácil entender porque buscar auditores que tenham boa credibilidade, certo? Além da certeza de que o processo será bem conduzido, sabe-se que as informações da empresa serão compartilhadas com pessoas éticas.

Para que a auditoria externa faça seu trabalho, o principal é ter acesso aos documentos que serão revisados. Para tanto, é importante organizar arquivos, saber quais informações a empresa está compartilhando e manter os colaboradores preparados para ajudar, caso preciso.

Caso considere necessário, para tornar o processo ainda mais seguro, pode-se buscar o apoio de especialistas para orientar a parte legal relativa ao compartilhamento de dados e ao compliance.

Com tudo organizado, evitar transmitir insegurança aos auditores cai bem para não passar a ideia de que a organização está escondendo algo. Lembre-se de que o objetivo é justamente buscar a transparência e confiabilidade.

Além disso, vale colocar alguém que conheça bem o negócio para acompanhar o processo de perto. Mais do que causar uma boa impressão, isso permite que a empresa tire melhor proveito do serviço de auditoria contratado.

Por fim, em ambos os casos, é preciso pensar na formalização do processo de auditoria.

Para tanto, é preciso definir as razões que justificam a verificação, ou seja, o porquê da realização da auditoria, quais processos devem ser avaliados, quais os prazos, a quem o auditor deve se reportar em caso de problemas e o que deve constar no relatório final.

Muito mais do que uma busca por fraudes e violações

Com tudo isso, você já deve ter percebido que a auditoria vai muito além de um instrumento a ser utilizado em busca de eventuais fraudes ou desvios cometidos em uma empresa.

A verificação pode ser muito útil simplesmente para aprimorar processos internos, reduzindo ineficiências e o peso da burocracia que, em geral, se torna ainda maior nos últimos meses do ano.

Caso sua empresa tenha a opção de escolher qual modelo e quais tipos de auditoria fazer, é válido saber ainda que o processo pode ser conduzido anualmente, sem problemas.

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