Folha de Pagamento: Confira os cuidados com o décimo terceiro salário!

O décimo terceiro faz parte da vida de trabalhadores no Brasil há mais de 60 anos. Ou seja, faz parte da vida do DP por várias décadas também. Mas isso não significa que não existam dúvidas quanto à apresentação do benefício na folha de pagamento.
É preciso saber se o benefício será parcelado, quando a primeira parcela será paga, qual o valor devido e até quais impostos incidem e devem ser considerados no cálculo. Para tanto, é válido conhecer detalhes sobre o décimo terceiro e sobre a folha de pagamentos também.
Neste artigo, a Sólides Tangerino compartilha as principais informações que você precisa ter sobre o assunto. Boa leitura!

O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é o documento usado pelo Departamento Pessoal das empresas para organizar as informações relativas à remuneração de cada profissional e calcular o valor devido por cada mês de trabalho.
Assim, inclui dados sobre a jornada de trabalho, eventuais descontos e adicionais e alguns benefícios. Dados necessários para realizar o cálculo corretamente.
Embora pareça simples quando apresentada dessa forma, o fechamento da folha de pagamento pode se tornar complexo, sobretudo se todo o processo for feito manualmente.
As variáveis tendem a mudar de uma pessoa para a outra e de um mês para o outro; e isso impede a existência de uma fórmula única e simples.
A entrada do décimo terceiro na remuneração é exemplo de algo que demanda atenção extra do DP. Adiante, abordaremos mais disso em detalhes.
É interessante que você saiba que não existe um modelo de folha de pagamento, mas que o documento deve ser elaborado com todas as informações legais consideradas obrigatórias. Isso permite que essa folha cumpra funções operacionais, contábeis e fiscais.

O que a lei diz sobre folha de pagamento?
A folha de pagamento tem previsão legal e sua elaboração é obrigatória, conforme consta no artigo 225 do Decreto nº 3.048/99. As responsabilidades que a empresa tem, de acordo com esse decreto são:
I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.

Além disso, a lei elenca as informações que precisam constar na folha de pagamento, veja:
● nome do colaborador;
● cargo, função ou serviços prestados;
● parcelas que integram a remuneração;
● parcelas que não integram a remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.);
● descontos legais;
● a indicação do número de quotas de salário-família atribuídas a cada profissional (quando se aplicar).
Como mencionamos, não existe um modelo pré-definido para o documento. Assim, cada DP tem a liberdade de criá-lo da forma que considerar melhor, desde que inclua todas as informações listadas.
Ainda, é preciso saber quais são os valores que devem ser lançados na folha, de modo a orientar o cálculo e apontar com clareza cada adicional ou desconto.

Quais são os itens que devem ser lançados na folha de pagamento?
Os valores que devem ser lançados na folha de pagamento são conhecidos como proventos e vencimentos. A seguir, apresentamos a você os principais, aqueles que precisam estar presentes no documento sempre. Acompanhe:

Salário
Como você sabe, o salário é o valor fixo, definido em contrato, pago pelo empregador à pessoa contratada, em razão do trabalho realizado.
Comumente pago de forma mensal, o salário é definido tomando por base o piso salarial da categoria laboral, podendo variar conforme o acordo firmado entre as partes, o nível de senioridade e outros fatores.

Horas extras
Toda jornada adicional, ou seja, todo tempo de trabalho realizado além do estabelecido em contrato resulta em horas extras.
A CLT define que cada pessoa pode realizar até duas horas extras por dia e que essa jornada deve ser remunerada em, no mínimo, 50% a mais do que o valor da hora normal de trabalho.

Descanso Semanal Remunerado
O DSR corresponde a um dia de descanso remunerado a que toda pessoa contratada no regime celetista tem direito.
A legislação estabelece um período de 24h que não pode ser “parcelado” e sugere que essa pausa ocorra aos domingos, embora não seja uma obrigatoriedade.
Assim, o DP precisa incluir esse valor na folha de pagamento. Algo que pode mudar somente se o profissional não cumprir corretamente sua jornada de trabalho, perdendo o direito ao DSR.

Adicional noturno
O adicional noturno é pago a todas as pessoas que cumprem parte ou a integralidade de suas jornadas de trabalho no período entre às 22h e às 5h.
Cada hora trabalhada dentro desse intervalo deve ser paga com um acréscimo de, no mínimo, 20% em relação ao valor da hora normal de serviço. Ainda, o DP precisa se lembrar de que a hora de serviço noturno tem duração de 52 minutos e 30 segundos.

Adicional de insalubridade
Outro adicional que o DP pode precisar considerar para a folha de pagamento é o de insalubridade, previsto no artigo 192 da CLT e pago de acordo com o grau do “risco” a que a pessoa contratada é sujeitada:
● grau mínimo: acréscimo de 10% sobre o salário mínimo ou piso da categoria;
● grau médio: acréscimo de 20% sobre o salário mínimo ou piso da categoria;
● grau máximo: acréscimo de 40% sobre o salário mínimo ou piso da categoria.
Vale lembrar que essa é uma compensação paga às pessoas que são expostas a condições insalubres, acima dos limites de tolerância definidos pelo Ministério do Trabalho.

Adicional de periculosidade
Existe também a possibilidade do pagamento do adicional de periculosidade a pessoas que trabalham em condições que colocam sua vida em risco. Um acréscimo compensatório de 30% em relação ao salário definido.

Salário-família
O salário-família é um benefício previdenciário pago a pessoas de baixa renda que se encaixem nos critérios definidos pela legislação:
● ter um emprego, inclusive o doméstico, ou realizar trabalho avulso;
● enquadrar-se no limite máximo de renda estabelecido pelo Governo Federal;
● ter filhos de até 14 anos ou com algum tipo de deficiência, desde que comprovada a dependência econômica;
● receber até R$ 1.754,18 por mês, somando todos os rendimentos ganhos.
Para fazer a folha de pagamento, o DP deve ter atenção para o percentual de 5% adicionais em relação ao salário mínimo para cada filho. O benefício deve ser solicitado pelo colaborador ao empregador.

Diárias para viagens
Embora não integrem a remuneração e não tenham incidência sobre encargos trabalhistas e previdenciários, os gastos com viagens devem ser incluídos na folha de pagamento.
Falamos do valor pago ao colaborador que viaja à trabalho e que deve cobrir despesas como transporte, hospedagem, alimentação e outros.

Imposto de Renda
O Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é uma tributação relativa aos rendimentos de cada colaborador e deve ser apurado e retido pela empresa contratante.
A informação deve constar na folha de pagamento e, para tanto, o DP precisa conferir a tabela de tributação mensal, divulgada pela Receita, para verificar o percentual a ser pago de acordo com o salário pago.

Contribuição sindical
Desde a Reforma Trabalhista de 2017, nenhum profissional é obrigado a fazer a contribuição sindical. Aqueles que optam por fazê-la precisam ter o valor discriminado em sua folha de pagamento uma vez que trata-se de uma quantia que é descontada da sua remuneração.

Auxílio-creche
Toda empresa que tem mais de 30 colaboradoras com idade acima de 16 anos em seus quadros precisam:
● contar com um espaço físico para que as mães deixem suas crianças com até seis meses de idade; ou
● pagar o auxílio-creche ou auxílio-babá às mães com bebês nessa faixa etária.
O valor do auxílio é comumente estabelecido em Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho e precisa constar na folha de pagamento também.

Adicional por tempo de serviço
Esse adicional não é previsto pela legislação trabalhista, mas pode fazer parte da política interna das empresas ou ser uma determinação do Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho.
Em todo caso, uma vez que passa a existir, deve ter seu valor apresentado na folha de pagamento. Quanto a isso, é importante que o DP saiba que, uma vez pago, esse adicional passa a ser um direito e não pode ser retirado da lista de benefícios concedidos ao colaborador.

Adiantamentos
Um adiantamento salarial pode ser solicitado por um colaborador e isso cria um valor a ser descontado no pagamento do mês seguinte, impactando também as deduções feitas sobre a remuneração integral.
As empresas não são obrigadas a dar adiantamentos, a menos que exista previsão quanto a isso no Acordo ou Convenção Coletiva de Trabalho. Ao fazê-lo, porém, devem apresentar o valor na folha de pagamento.

Faltas e atrasos
Atrasos que excedam o limite legal de 10 minutos por dia e faltas injustificadas podem resultar em desconto na remuneração, bem como no valor do DSR. E, como haveria de ser, isso também precisa ser discriminado na folha de pagamento.
Vale-transporte
O vale-transporte é um direito de todo colaborador que utiliza o transporte público para ir e vir do local de trabalho, sendo a empresa responsável por arcar com essa despesa.
Contudo, a organização tem o direito de fazer um desconto de até 6% do salário-base do colaborador, um percentual que varia de acordo com o custo do deslocamento.
Cabe lembrar que, se uma pessoa não usa o transporte público, pode deixar de receber o benefício. O mesmo acontece caso a própria empresa forneça um serviço de transporte particular.

FGTS
Por obrigação, a empresa precisa depositar até o dia 07 do mês subsequente a quantia correspondente a 8% da remuneração do trabalhador ao FGTS; um dinheiro a ser utilizado em uma rescisão de contrato.
Esse valor não é descontado, uma vez que é custeado pela empresa. Porém, também compõe a folha de pagamento.

Folha de pagamento e o décimo terceiro salário
Sentiu falta de algo na lista de algum item que deve ser discriminado na folha de pagamento? Pois é, também é preciso apresentar o décimo terceiro salário no documento, com a indicação correta de valores e parcelas.
Lembrando que o décimo terceiro salário pode ser pago de forma integral ou parcial é dividido em até duas parcelas, sendo que a primeira deve ser repassada ao colaborador entre fevereiro e novembro e a segunda até o dia 20 de dezembro.
Além disso, o DP precisa saber o que considerar e como calcular o décimo terceiro salário corretamente a partir do valor equivalente a 1/12 do salário do colaborador multiplicado pelo número de meses de trabalho realizados no ano.

Quais são os principais detalhes sobre o décimo terceiro na folha de pagamento?
Mais do que falar sobre a folha de pagamento, o que prometemos a você neste conteúdo foi apontar alguns cuidados em relação ao décimo terceiro salário. Por isso, a questão recebe atenção especial a partir de agora. Confira!

Impostos que incidem no décimo terceiro
São três os impostos que incidem sobre o décimo terceiro salário:
● INSS ― Instituto Nacional do Seguro Social;
●I RPF ― Imposto de Renda de Pessoa Física;
● FGTS ― Fundo de Garantia por Tempo de Serviço.
A questão merece mais atenção do seu DP é saber quando cada imposto incide sobre esse benefício e como isso acontece.

Parcela em que o décimo terceiro sofre descontos dos impostos
Como vimos, o décimo terceiro pode ser pago em duas parcelas. Caso sua empresa opte por essa divisão, saiba que o INSS e IRPF não incidem sobre a primeira parcela, enquanto o FGTS incidirá sobre o valor pago pelo regime de competência.
Já a segunda parcela tem incidência dos três impostos listados. O que indica, também, que se o décimo terceiro for pago em parcela única, todos os impostos precisam ser considerados pelo DP.
Recolhimento do FGTS por parcelas
Voltemos à hipótese de que sua empresa parcele o décimo terceiro salário. O recolhimento do FGTS relativo à primeira parcela deve ocorrer até o dia 7 do mês subsequente, junto com a folha de pagamento.
Essa regra se aplica independentemente do mês em que a organização decida fazer esse pagamento ou do acordo de adiantamento firmado com o colaborador.
Por sua vez, o FGTS relativo ao pagamento da segunda parcela, que ocorre em dezembro, deve ser recolhido até o dia 7 de janeiro, junto com a folha de pagamento de dezembro.
Atenção ao adiantamento do décimo terceiro salário
Ainda, precisamos detalhar as situações de adiantamento do décimo terceiro salário porque, como vimos, é algo que deve constar na folha de pagamento.
Em alguns casos, esse adiantamento ocorre por opção da empresa que decide pagar a primeira parcela em algum momento ao longo do ano. Uma postura diferente da seguida pelas organizações que deixam esse pagamento para o final de novembro, data limite estabelecida pela legislação.
Em outros casos, é o colaborador quem solicita o adiantamento, o que resulta em um processo cheio de detalhes que precisam ser conhecidos pelo DP:
● entender quem tem direito a receber o 13º: a pessoa precisa ter trabalhado, pelo menos, 15 dias do mês para ter direito ao benefício proporcional, sendo que estagiários não recebem o benefício;
● como e quando esse pagamento deve ser feito: a data limite estabelecido pela legislação para o pagamento do décimo terceiro salário é 20 de dezembro;
● se é possível ou não fazer o adiantamento e como isso ocorre.

Além disso, para otimizar o processo do adiantamento, o DP precisa fazer uma boa gestão do benefício no dia a dia. Para tanto, é válido seguir boas práticas como:
● fazer um levantamento da data de contratação de cada colaborador;
● verificar as horas extras trabalhadas;
● calcular descontos por atrasos e faltas injustificadas;
● programar o pagamento para evitar a perda de prazos;
● contar com a ajuda de softwares específicos para otimizar o processo.
Além de conhecer as regras do décimo terceiro, seu DP precisa se programar para documentar o pagamento do benefício de forma correta e, ainda mais importante, permitir que esse pagamento seja executado dentro do prazo.
Isso requer compreensão da legislação, processos sólidos e planejamento. Na melhor das hipóteses, também conta com o auxílio de tecnologia para automatizar cálculos, reduzir a burocracia e o tempo gasto.