A área contábil lida diariamente com uma série de demandas, projetos e obrigações que exigem organização, dinamismo e agilidade em seu cumprimento. Para isso, o uso de metodologia ágil na Contabilidade pode ser uma escolha assertiva.

Trata-se de uma estratégia de gestão que auxilia equipes a organizarem melhor seus projetos, ajudando os integrantes a conhecerem suas obrigações, o propósito daquela demanda, prazos e etapas envolvidas.

A proposta desse modelo, em que são criados pequenos ciclos dentro de um projeto macro, é passar pelas etapas até se chegar à sua conclusão, de maneira a permitir flexibilidade no processo, revisão de rota e correção de erros que possam surgir no caminho.

Neste conteúdo, o  Tangerino by Sólides – Software para DP, mostra as vantagens e características do uso da metodologia ágil na Contabilidade e traz dicas para ter sucesso na implementação desse processo dentro da empresa. Acompanhe!

O que é metodologia ágil?

De maneira geral, metodologia ágil é uma forma de se fazer e conduzir a gestão de projetos. Ela se baseia na execução de um grande projeto por meio de subdivisões dentro dessa demanda que permitem melhor avaliação de cada etapa até o final.

São os chamados ciclos, em que cada membro do time sabe exatamente qual o seu papel e o papel do outro, de forma que aspectos como organização e autoresponsabilidade são muito presentes e importantes para o processo.

Essa estratégia, inicialmente, era muito adotada pelas áreas de Tecnologia da Informação, Programação e Desenvolvimento de Softwares. Hoje é comum ver diversas áreas dentro da empresa utilizando e até mesmo toda a empresa adotando o modelo.

No caso da metodologia ágil na Contabilidade, trata-se de uma importante aliada, já que o dia a dia da área é repleto de demandas e processos que exigem alta gestão e organização por parte das equipes.

Com esse modelo, as demandas de uma organização conseguem ser executadas de uma forma bastante dinâmica, o que garante uma adaptação melhor aos contextos externos e, consequentemente, aumento da capacidade e disponibilidade para inovar.

Nela, as etapas do projeto proporcionam o alinhamento do time, a definição de quais serão as entregas e os prazos, apresentando um processo estruturado que precisa ser seguido.

Assim, seja no desenvolvimento de um produto ou na execução de um serviço, há ciclos que demandam a apresentação dos resultados, a análise deles e o desenvolvimento das estratégias necessárias para a continuidade e início do próximo ciclo, até a entrega total.

Importante destacar que a metodologia ágil pode ser implementada em projetos internos, por exemplo, na gestão de documentos ou criação de um novo produto ou serviço, e até nos externos, como um projeto de comunicação ou o lançamento de um produto.

Tipos de metodologias ágeis

Na prática, existem tipos diferentes de metodologias ágeis, que poderão ser adotadas conforme a demanda da empresa ou do projeto, especificamente. Veja:

Kanban

Permite organizar quadros de tarefas para toda a equipe, de modo que todos consigam visualizar e entender os processos que estão sendo executados e em que fase estão. A divisão pode ser feita no seguinte modelo:

• Tarefas a serem realizadas;
• Tarefas em processo de execução;
• Tarefas em revisão;
• Tarefas finalizadas.

Por meio desse tipo, todos os membros do time conseguem ter uma visão geral e uma percepção mais realista do projeto, inclusive observando com mais facilidade aquilo que é prioridade, o que está atrasado e precisa de agilidade, dentre outros aspectos.

Scrum

Nesse tipo de metodologia ágil há a definição de ciclos para a execução de um projeto, que são chamados sprints.

Os sprints são subprojetos executados por colaboradores que possuem as habilidades e competências necessárias para concluir ou conduzir aquela tarefa.

Outro aspecto desse modelo é que ele permite que um representante do cliente envolvido naquele projeto possa fazer parte da execução, acompanhando o andamento, prazos e a entrega.

Por que pode ser interessante adotar a metodologia ágil na Contabilidade?

Antes do início da implementação da metodologia ágil na Contabilidade, é muito importante que toda a empresa, especialmente o Departamento Pessoal e RH, tenham em mente que trata-se de um processo de mudança de cultura organizacional.

A estratégia da metodologia ágil exige processos bem definidos, capacidade de lidar com prazos, comunicação, colaboração e troca, facilidade em trabalhar com flexibilidade e dinamismo.

Essas são características que não se implantam de um dia para o outro, já que esse é um processo mais complexo e que deve ser feito aos poucos. Mas, justamente por isso, é que as empresas devem começar a pensar o quanto antes nessa mudança.

O mercado demanda negócios cada vez mais competitivos e prontos para as demandas da sociedade. E o preparo para atender às expectativas começa justamente dentro das empresas, transformando o modo de trabalhar e de entregar dos colaboradores.

As metodologias ágil na Contabilidade, por exemplo, chega para suprir uma demanda antiga de modernização e inovação em uma área que, por muitos anos, apenas lidou com burocracias e operacionalidades que deixavam a parte estratégica de lado.

Dessa forma, adotar metodologia ágil dentro das empresas é optar pela modernização dos processos e pela cada vez maior e mais eficaz profissionalização da gestão de tarefas e projetos.

Quais as principais vantagens da metodologia ágil na Contabilidade?

A metodologia ágil na Contabilidade tem o propósito não apenas de melhorar as entregas finais dos produtos e serviços aos clientes, mas, em primeiro lugar, organizar e trazer propósito aos processos internos.

Em muitas empresas, a falta de conhecimento sobre as etapas, processos e responsáveis por cada tarefa dentro de um grande projeto provoca erros, desentendimentos, falta de comunicação e outros aspectos negativos que, dessa forma, afetam a entrega ao cliente.

Conheça algumas das vantagens de se adotar essa estratégia:

Facilidade em identificar e corrigir erros

Uma das grandes vantagens da metodologia ágil na Contabilidade é a facilidade de se identificar e corrigir equívocos, seja em projetos, tarefas ou no dia a dia.

Por meio de um processo organizado e estruturado é possível conhecer todas as etapas e avaliar aquilo que precisa ser interrompido, revisado ou trocado. O que poupa tempo.

Mais agilidade e eficácia

Com menos erros e necessidade de refazer tarefas, o time ganha em agilidade para avançar de uma fase para outra do projeto.

Além disso, quando um modelo eficaz é identificado, fica cada vez mais fácil e faz mais sentido replicá-lo em outras demandas.

Incentivo à colaboração entre as equipes envolvidas

O uso de metodologia ágil na Contabilidade e em qualquer setor permite que a responsabilidade de cada um naquele projeto fique mais clara.

Com isso, cada membro da equipe consegue entender seu papel, o que facilita diretamente no aspecto da colaboração e da troca, inclusive, no momento de cobrar resultados e agilidade onde for necessário.

Aumento da produtividade

A produtividade está ligada ao fato de se fazer um bom trabalho no menor tempo possível. E a metodologia ágil na Contabilidade proporciona esse benefício.

Principalmente quando todos entendem o projeto e sabem sua contribuição no todo, a produtividade é algo visível.

Melhora da comunicação entre as equipes

Métodos ágeis têm como característica a redução da necessidade de reuniões, pois muitas questões do projeto estão claras para todos.

Isso contribui para que a comunicação e o diálogo entre os envolvidos se torne mais facilitada e clara.

Aumento da satisfação do cliente

Quando a empresa encontra um método interno eficaz, que entrega produtividade, agilidade, colaboração e melhora na comunicação, consequentemente, isso é sentido pelo cliente, que passa a ter suas demandas atendidas da melhor maneira.

Além do tempo de entrega ser reduzido, diminuem também os erros, e isso afeta positivamente na entrega final.

Quais características a metodologia ágil na Contabilidade possui?

Já deu para perceber que a metodologia ágil possui características específicas, principalmente por trabalhar com ciclos, integração e previsibilidade de alterações durante a condução do projeto. Conheça mais detalhes essas características:

1. Busca da melhoria contínua: acompanhamento próximo dos ciclos e detalhamento maior de cada um, para que as mudanças sejam feitas sempre que preciso para um resultado final satisfatório e planejado;

• Ciclos mais curtos: que são concluídos, avaliados, passam por alterações e revisões, se necessário, e, após encerramento, segue-se para o próximo ciclo até o final do projeto;

• Integração entre toda a equipe: contato constante entre os envolvidos no projeto, colaboradores e gestores, de forma que todos conheçam suas responsabilidades e a dos outros;

• Entregas e resultados mais rápidos: com a definição exata de prazos, sendo previstos momentos para revisão e correção de equívocos;

• Flexibilidade durante o processo e ao final: possibilidade de sempre mudar a rota e o planejamento, caso seja detectada essa necessidade para o sucesso do projeto;

• Alinhamento de expectativas: deve haver tanto entre colaboradores e gestores quanto entre empresa e clientes.

Como aplicar a metodologia ágil na Contabilidade?

Já foi mencionado que a implementação da metodologia ágil podem ser algo desafiador, que demanda uma transformação da cultura de uma empresa.

Especialmente em uma área tradicional como a Contabilidade, esse processo precisa ser executado com planejamento, respeito às características da área e com a capacidade de ouvir os envolvidos no processo. Veja abaixo algumas dicas para ter sucesso:

Conhecer a fundo o conceito de metodologia ágil

É preciso entender o conceito e realizar uma completa pesquisa sobre as vantagens e também os desafios dessa implementação, considerando que os processos internos irão mudar e novas exigências e demandas serão apresentadas aos colaboradores.

Entender qual o real propósito dela para a sua empresa

A empresa ou o setor deve se questionar: o que o nosso negócio quer ganhar com essa implementação? Definido isso, uma boa dica é pesquisar, conhecer e até visitar empresas contábeis que tenham investido no uso de metodologia ágil na Contabilidade.

Planejar sua implementação

Após a definição de que a estratégia será o melhor caminho para a empresa ou setor é o momento de planejar sua implementação. Se for necessário, é possível contratar uma consultoria especializada, que fará um mapeamento e executará a implantação.

Envolver os colaboradores durante o processo

Desde o início, assim que possível, os colaboradores devem ficar cientes de que passarão por um processo de mudança, com a implementação de um novo modelo de gestão que afetará o seu trabalho. A transparência no processo ajudará no sucesso da implantação.

Enxergar os gestores das equipes como aliados nesse processo

Os líderes são as referências dos funcionários e eles serão muito importantes na disseminação da novidade, reforçando e mostrando, na prática, a importância da metodologia ágil no dia a dia das equipes.

Oferecer treinamentos e cursos

Esse ponto é muito importante, já que oferecer capacitação técnica sobre a metodologia ágil é uma forma de facilitar a assimilação, antes e durante a prática do modelo.

Incentivar e mostrar as vantagens da metodologia ágil na Contabilidade

Nessa etapa, trata-se de “vender a ideia”, reforçando como um modelo de gestão ágil e organizado serve para trazer mais propósito para o trabalho de todos, além de facilitar a rotina dos envolvidos, permitindo transparência na condução das tarefas e projetos.

Estar aberto a feedbacks dos gestores e funcionários

Por fim, a empresa precisa entender que essa é uma mudança considerável no dia a dia dos colaboradores. Por isso, precisa estar aberta a receber críticas, dúvidas e até opiniões contrárias à implementação, para buscar formas de transformar receio em segurança.

A metodologia ágil na Contabilidade chega para proporcionar uma revolução na área, com processos mais modernos, organizados e que tragam sentido aos profissionais contábeis sobre seu papel e a importância que ele possui para a entrega de um projeto!

Além, é claro, de proporcionar ao cliente uma experiência exitosa e que realmente atenda ou resolva, de forma ágil e completa, uma demanda que ele possui.